「あがり症」で電話対応がスムーズにできて印象を良くする３つ方法
こんにちは、カナタです。
新入職員の皆さん、
職場の電話が鳴るとビクッて
極度に緊張することありませんか？
私は、電話が大の苦手で、
職場では、
「何であいつ、電話にでないんだ」って
思われていました。
だけど、
筋金入りの「あがり症」歴40年なので、
仕方ないじゃーんって、
たまに職場にひとりでいると、
もう心臓バクバクです。
電話鳴るな！
電話鳴るな！
と呪文を唱えています(笑)
たまに電話にでると
- 声が詰まって言葉が出ない
- 早口になる
- 緊張して相手の話が頭に入らない
といった状態になります。
なので、
相手は私とのやりとりに困っています。
ちなみに、
私が電話にでるときの心理状態は、
- 知らない人と話すのが苦手だなぁ
- クレームだったら嫌だなぁ
- 私の知らない内容だったらどうしよう
こんなことを考えていました。
電話にでるのが嫌で仕方がなかったので、
こうなったら早く出世して
電話にでないようにしようと
思ったものです。
電話にもでれないコミュ障が
出世するわけないのにです。
そんな私が
今ではバリバリ電話営業したり、
クレーム対応して
課長まで出世しました。
最近は、
仕事の連絡をメールで済ます場面が
多いと思います.
しかし、
急ぎで連絡する場合や、
メールだと伝わりにくいことは、
直接電話することってあります。
コロナ禍で在宅勤務が増えている
といっても電話対応がなくなるわけでは
ありませんので重要なことです。
電話対応が苦手なあなた！
ぜひ、克服しましょう！
そこで今回は、
緊張しないで電話対応して、
相手の印象が良くなる方法
をお伝えします。
まず、私の状況を少し詳しく話しますと、
私は緊張すると第一声がでないんです。
普通、電話にでると
「株式会社はてなです」とか、
「株式会社はてなのカナタです」
とか話しますよね。
私は、このフレーズがでないんです。
めちゃくちゃ緊張して、
身体が固くなってしまうんですね。
ここを失敗すると、もうパニックです。
早口になったり、
余裕がある対応ができなくなります。
ポイントは
精神的にゆとりをもって電話応対できるか
ということです。
私の方法はたった３つです。
１．大きな声で電話にでる。
私は、第一声の発語がしにくいので、
大きな声を出す勢いで電話にでます。
この効果は非常に大きく、
相手からは元気のある方だなって
好印象を与えることができます。
あなたも電話にでたときに
相手が小さな声でボソボソ話している人
いませんでしたか？
声が聞きずらくて
話の内容が良くわからないし、
そもそもあまり良い印象は
なかったと思います。
私は、大きな声で電話をしたことで、
私の電話対応を見ていた方から
非常に好印象を与えて
仕事がうまくいった経験があります。
ちなみに大きな声といっても
怒鳴ってはだめですよ。
２．ゆっくり話す。
私は早口で活舌も良くないので、
意識してゆっくり話すようにしています。
ゆっくり話すことで
精神的に余裕がうまれます。
電話って、
相手がどのような話をするのか
事前にわかりませんので、
余裕が非常に大事です。
自分がゆっくり話すことで、
余裕を持つ環境を
自分でつくることができます。
また、私がゆっくり話すことで
相手の話すペースも
ゆっくりなることが多いです。
お互いに余裕がうまれることで、
話がしやすい関係を築くことができます。
３．相手の話を繰り返す。
相手が話したことに対して
「〇〇ですね」と繰り返すことで、
頭の中で相手の話を
整理する時間がうまれます。
メモをとる余裕もうまれます。
また、「いった、いわない」の
トラブルも解消できます。
クレーム電話の場合は、
相手に話を聞いてもらっている印象を
与える効果もあり、
相手にも私の話を聞く余裕がうまれます。
やはり「余裕」が大事ですね。
この３つを実践すると、
相手の話を聞く余裕がうまれます。
ポイントは「こころの余裕」です。
これは非常に大きくて、
コミュニケーションの基本は、
相手の話を理解すること、
理解したうえで
自分の話も理解してもらうことです。
基本は相手の話を聞くこと
にありますので、
余裕もって対話することが重要です。
これは、電話だけではなく、
対面でも非常に有効です。
最近はリモートで
打ち合わせすることがありますが、
相手に好印象を与えるということでは、
まったく同じで効果ありますので、
ぜひ、実践してみてください。
最後までお読みいただき感謝です。
あなたのこころはあなただけのものです。
カナタでした。
